MANUAL USUARIO

SPONSOR APROVAL

INTRODUCCIÓN

Esta funcionalidad permite controlar el acceso de invitados a la red WiFi mediante un proceso de aprobación. Cuando un visitante completa el registro en el portal cautivo, el sistema envía automáticamente una solicitud de autorización por correo electrónico al empleado interno o al aprobador configurado.

El acceso a la red únicamente será habilitado cuando el aprobador autorice la solicitud, proporcionando un mayor nivel de seguridad y control sobre los usuarios que ingresan.

REQUISITOS PREVIOS

Antes de configurar o modificar el módulo Sponsor Approval, asegúrate de cumplir con lo siguiente:

●      Permisos de Administrador: Contar con un perfil de usuario que tenga habilitado el acceso a la configuración del módulo Sponsor Approval y a la administración del Portal Cautivo.

●      Configuración del Aprobador: Tener definido el empleado interno o aprobador específico que recibirá las solicitudes de autorización, verificando que su correo electrónico esté correctamente registrado y activo.

●      Portal Cautivo Configurado: Verificar que el Portal Cautivo donde se utilizará Sponsor Approval se encuentre activo y asociado a la configuración correspondiente, ya que las solicitudes de aprobación se generan cuando un invitado realiza el proceso de conexión a la red WiFi.

GUÍA DE USO DEL MÓDULO

Para acceder al módulo de Sponsor Aproval, sigue estos pasos:

Iniciar la Creación de Sponsor Aproval

El primer paso para crear una nueva configuración de Sponsor Aproval es localizar el botón principal de acción ubicado en la parte superior derecha de la interfaz.

Configuración de Sponsor Aproval

En esta sección se configuran los parámetros generales del Sponsor Aproval, los cuales determinan la información que visualizarán los usuarios y las reglas para autorizar el acceso a la red WiFi.

Registro de la Solicitud de Aprobación

Confirmación del envío de la solicitud

Notificaciones por correo electrónico

Una vez el visitante envía la solicitud de acceso a la red WiFi, el sistema envía automáticamente notificaciones por correo electrónico tanto al aprobador como al visitante para informar el estado de la solicitud.

Correo enviado al visitante

Aprobación de la solicitud de acceso

Cuando el aprobador hace clic en el botón Aprobar solicitud desde el correo electrónico recibido, el sistema lo redirecciona a una página donde podrá definir el tiempo de navegación que tendrá el visitante antes de autorizar el acceso a la red WiFi.

MENSAJES DEL SISTEMA

Mensajes de confirmación:

 

Este mensaje se muestra cuando la solicitud de aprobación fue enviada correctamente al correo del visitante y al aprobador configurado.

Mensajes de error:

Este mensaje aparece cuando el correo electrónico ingresado por el visitante no pertenece a los dominios o direcciones permitidas configuradas en el Sponsor Aproval.

Este mensaje aparece cuando el correo electrónico ingresado para el patrocinador o aprobador no se encuentra dentro de los correos o dominios autorizados en la configuración.

  BUENAS PRÁCTICAS

Para garantizar un correcto funcionamiento del módulo Sponsor Aproval, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

●      Configura únicamente correos electrónicos o dominios autorizados para recibir las solicitudes de aprobación.

●      Verifica que el Sponsor Aproval se encuentre asignado al Portal Cautivo correspondiente antes de realizar pruebas o ponerlo en producción.

●      Utiliza nombres y descripciones claras para identificar fácilmente cada configuración.

●      Comprueba que el plan de navegación seleccionado corresponda al tiempo y permisos que deseas otorgar a los visitantes.

●      Valida que los correos electrónicos del visitante y del patrocinador estén escritos correctamente antes de enviar la solicitud.

●      Revisa periódicamente que los aprobadores continúen siendo los responsables de autorizar el acceso a la red WiFi.

●      Define un tiempo de acceso acorde con las políticas de seguridad de la organización.

●      Realiza pruebas de envío y aprobación para confirmar que los correos electrónicos llegan correctamente y el flujo funciona de principio a fin.

QUE NO HACE EL MÓDULO

Para evitar confusiones, ten en cuenta que el módulo Sponsor Aproval está diseñado únicamente para gestionar la aprobación del acceso a la red WiFi.

Por lo tanto:

●      No crea usuarios dentro de la plataforma.

●      No administra cuentas de correo electrónico.

●      No modifica la información registrada por el visitante.

●      No reemplaza los mecanismos de autenticación del Portal Cautivo.

●      No aprueba automáticamente las solicitudes; siempre requiere la intervención de un aprobador autorizado.

●      No envía solicitudes a correos electrónicos o dominios que no se encuentren permitidos en la configuración.

●      No administra los planes de navegación; únicamente asigna el plan previamente configurado cuando la solicitud es aprobada.

●      No almacena archivos adjuntos ni documentación adicional del visitante.

 PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ)

GLOSARIO

●      Aprobador: Usuario autorizado para aprobar o rechazar el acceso de un visitante a la red WiFi.

●      Correo del patrocinador: Dirección de correo electrónico del responsable que recibirá la solicitud de aprobación.

●      Correo del visitante: Dirección de correo electrónico registrada por el usuario que solicita el acceso a la red WiFi.

●      Dominio permitido: Dominio de correo electrónico autorizado para enviar o recibir solicitudes de aprobación.

●      PIN de acceso: Código generado por el sistema que permite al visitante completar el proceso de autenticación y acceder a la red WiFi una vez aprobada la solicitud.

●      Plan de navegación: Configuración que define las condiciones de acceso del visitante, como el tiempo de navegación y los permisos asignados.

●      Portal Cautivo: Página de autenticación que se presenta al usuario antes de acceder a la red WiFi.

●      Solicitud de aprobación: Petición generada automáticamente cuando un visitante intenta acceder a la red WiFi y requiere autorización de un patrocinador.

●      Sponsor Aproval: Funcionalidad de la plataforma que permite gestionar la aprobación del acceso de visitantes a la red WiFi mediante un flujo de autorización por correo electrónico.

●      Visitante: Usuario que solicita acceso temporal a la red WiFi mediante el Portal Cautivo.

ÁREAS DE APOYO

●      Para más información consulte la base de conocimiento de Datawifi en la URL https://w.datawifi.co/kb

●      Recuerde que si tiene alguna falla, solicitud o necesidad puede contactar al PS y/o comercial asignado al proyecto, o también podrá solicitar apoyo a nuestro equipo de operaciones mediante el correo ayuda@datawifi.co o directamente en nuestro aplicativo de mesa de ayuda en la dirección https://datawifi.zohodesk.com/portal/es/newticket.

●      Si tiene alguna duda de quién es el PS y/o el comercial asignado a la cuenta, por favor valide esta información en el starter pack que se le fue entregado al inicio del proyecto.